Open Bee : de la gestion électronique des documents à celle des notes de frais

Open Bee est une plateforme digitale spécialisée dans la gestion électronique de documents (GED). Elle permet aux entreprises de centraliser, numériser et automatiser leurs processus documentaires. En offrant des fonctionnalités variées, Open Bee facilite notamment la dématérialisation des factures, contrats, bons de commande, mais aussi désormais, des notes de frais.

LES FAITS

• Open Bee présentait tout récemment la version 7 de sa plate-forme de gestion documentaire pour intégrer une nouvelle fonctionnalité venant compléter ses services, et permettant la gestion des notes de frais à ses entreprises clientes.

• Le nouveau service d'Open Bee dédié aux notes de frais prend la forme d'un module permettant aux collaborateurs des entreprises clientes d'Open Bee de soumettre leurs notes de frais de manière simple et pratique. Pour les collaborateurs, une application dédiée peut être utilisée depuis une tablette ou un smartphone.

• Ce module de dématérialisation de notes de frais repose sur deux technologies capables de simplifier le processus :
  • La capture d'image grâce à la simple prise en photo des justificatifs ;
  • La reconnaissance automatique des justificatifs permettant d'extraire automatiquement les informations pertinentes et d'éviter la saisie manuelle.

• La déclaration des frais doit ainsi pouvoir être réalisée en quelques clics seulement.

• Les collaborateurs utilisant la solution peuvent ensuite suivre le traitement de leurs dépenses, jusqu'au moment du remboursement. Des notifications et alertes peuvent même être paramétrées pour assurer ce suivi sans effort.

ENJEUX

• Simplifier les saisies : Selon un chiffre avancé par Open Bee, 1 collaborateur sur 3 renoncerait à se faire rembourser ses notes de frais à cause d’un processus chronophage aujourd'hui en France.

• Faciliter la comptabilité : En plus d'être présenté comme un outil pratique pour les collaborateurs, Open Bee précise aussi que son nouvel outil peut servir aux métiers chargés de la comptabilité en facilitant l'export des données vers Sage 100c, Divalto, CEGID Quadratus et EBP Compta.

• Offrir un large service : Open Bee profite aussi du statut de PDP en tant que société immatriculée par la DGFIP et se targue ainsi désormais de proposer une couverture très large des besoins des entreprises en matière de dématérialisation de leurs documents.

MISE EN PERSPECTIVE

• D'après une étude menée par l'Ifop pour Mooncard concernant les notes de frais réalisées en entreprises, la gestion des notes de frais représentait un nouvel enjeu du pouvoir d'achat en septembre 2023. 1 cadre sur 6 avait alors déclaré s'être déjà retrouvé en situation de découvert bancaire à cause de ses notes de frais.

• La question de la simplification de la gestion des notes de frais s'impose ainsi comme une problématique d'importance pour les collaborateurs.

• Et pour un acteur de la dématérialisation des documents tel qu'Open Bee, la proposition de ce type de service représente un enjeu concurrentiel de taille sur un marché dynamique mobilisant aussi les banques.